スタッフを登録して招待する
スタッフを1人ずつ、または CSV でまとめて登録し、招待のメールを送ります。
サイドバーの スタッフ › スタッフ一覧 から開きます。スマホでは「その他」の スタッフ › スタッフ一覧 から開きます。スタッフ一覧を開けるのは代表者と管理者です。
スタッフ一覧の画面は「スタッフ一覧」「参加申請」「役職設定」のタブに分かれます。
1人ずつ登録する
- 「スタッフを追加」を押します。
- 項目を入力します。
- 「追加する」を押します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名 | 必須です |
| ふりがな | 一覧の検索に使えます |
| メールアドレス | 必須です。登録したあとは変えられません。本人がアカウントメニューから変えます |
| 区分 | 社内スタッフか外部スタッフを選びます。必須です |
| 権限 | 管理者、編集者、閲覧者、ログイン不可から選びます。必須です |
| 連絡先 | 電話番号などです |
| セクション | 所属する部署や班を選びます。マスタにセクションを登録しているときだけ表示されます |
| テーマカラー | 案件の責任者になったときの、予約帯の色です。24 色のプリセットから選べます。「その他」で好きな色も選べます。24 色の帯の文字は白で、「その他」で選んだ色の帯の文字は背景に合わせて白か黒で表示します。未設定ならグレーです |
| 役職 | 案件にアサインしたときに付く役職です。役職は「役職設定」タブかマスタの画面で登録します |
権限ごとの違いは権限ごとにできることをご覧ください。
ログインできる権限で登録したスタッフは、プランのユーザー数に数えます。上限に達しているときは登録できません。数え方はプランの上限と使える機能をご覧ください。
招待のメールを送る
登録するときに「招待メールを送信する」に印を付けると、招待のメールを送ります。
- まだ CrewGear のアカウントが無いメールアドレスには、パスワードを設定する URL を送ります。受け取った人は、パスワードを設定してログインします。
- すでにアカウントがあるメールアドレスには、メールを送らずにワークスペースへ加えます。次にログインしたときから使えます。
- 権限がログイン不可のときは送れません。
あとから送るときは、スタッフの編集で「招待メールを送信」を押します。まだ一度もログインしていないスタッフにだけ送れます。
招待のメールを送らずに登録したスタッフも、登録したメールアドレスでログインできます。参加の申請も承認も要りません。新規登録の画面の「アカウントを作成」に同じメールアドレスを入力し、届いた確認のメールのリンクからパスワードを設定すると、そのままワークスペースを使えます。ログインの画面の「Google でログイン」か、「パスワードをお忘れの方」でパスワードを設定しても入れます。
ログイン不可のスタッフを、ログインできる権限に変えたときは、招待のメールを送るか確認が出ます。「送信する」で送ります。
CSV でまとめて登録する
- 「スタッフを追加」の横のメニューから「CSV で一括登録」を選びます。スマホでは、⋯ のメニューから選びます。
- 「テンプレートをダウンロード」で、列の並びと入力例を確かめます。
- CSV ファイルを選び、「インポート実行」を押します。
列は、氏名、ふりがな、メールアドレス、区分、権限、テーマカラー、連絡先、セクションの順です。ファイルは5MB まで、10,000行までです。文字コードは UTF-8 と Shift_JIS に対応し、自動で判別します。
- まだ無いセクション名があると、取り込む前に確認が出ます。「取り込む」を押すと、そのセクションを作って取り込みます。
- すでに登録されているメールアドレスの行は、取り込みません。
- 誤りのある行は取り込まず、結果に行番号と内容を表示します。
- CSV で登録したスタッフには、招待のメールを送りません。スタッフの編集の「招待メールを送信」から送ります。
- ログインできる権限の行が、プランのユーザー数の上限までの残りを超えると、取り込む前の確認で止まり、1件も取り込みません。